¿Cuántas veces has asistido a reuniones interminables en las que se divaga sin avanzar en el objeto de la reunión? ¿Y aquellas en las que una vez finalizadas solo puedes decir: no entiendo para qué he asistido?
¿Cómo debe ser una reunión de trabajo?
En un sentido amplio, reunirse es sano, muy sano, y más en el mundo de las organizaciones. Las reuniones fomentan la comunicación, permiten sumar las aportaciones de sus asistentes, coordinar recursos, etc. Pero todo ello siempre y cuando se realicen de una manera lógica, ordenada y sobre todo, humana. Humana porque los que asistimos somos personas y cada uno de nosotros es totalmente diferente al resto, con diferentes intereses que defender, formas de entender la información, de comunicar, de razonar, de sentir…
El gran problema en muchas reuniones de trabajo, es que olvidamos este aspecto. La persona que hay enfrente no es igual a las demás y no tiene por qué ver el mundo de la misma manera. Por ello, es posible que tras varias horas reunidos, no hayamos avanzado, incluso nos alejemos más del objetivo.
¿Qué podemos hacer para optimizar este tipo de reuniones?
Te propongo experimentar con la metodología CORAOPS. Esta metodología es mucho más que un sistema para desarrollar una sesión de coaching.
La metodología CORAOPS está compuesta de 7 fases cronológicas enfocadas al desarrollo de personas y organizaciones. Vamos a ver cómo podemos traducir el metamodelo a la estructuración y optimización de reuniones:
1. Contexto: ¿Estamos todos dispuestos a participar activamente en la reunión?
Junto con todos los elementos que debemos controlar para crear el clima adecuado, hay algo que debemos tener en cuenta en primer lugar: el rapport. Si conseguimos generar un buen nivel de rapport, tendremos el colchón necesario para que la reunión se desarrolle en un entorno sincero y transparente, en donde los asistentes sientan la libertad de construir, de negociar de manera transparente.
Durante esta fase debemos poder identificar cómo cada asistente se relaciona con la situación a tratar (personas numéricas, estéticas, teóricas, etc.). Esto nos facilitará el cómo hacerle llegar la información de una manera efectiva. Igualmente, es el momento de dejar claro el rol de cada uno de los asistentes.
2. Objetivo: ¿Entendemos todos los asistentes el objetivo de la reunión y lo compartimos?
Quien lidere la reunión debe asegurarse que todos y cada uno entienden lo mismo y que están dispuestos a participar en la consecución del objetivo de la reunión, consensuar el objetivo para asegurar la implicación de todos. Es además el momento de empoderar a los asistentes, generar la energía para que todos den lo mejor de sí mismos para caminar hacia el objetivo de la reunión.
3. Realidad: ¿Cómo es el contexto y situación de la reunión?
Este es el momento de compartir la información, de que todos los asistentes se conviertan en observadores activos de la realidad sobre la que se debe trabajar el objetivo. Poner sobre la mesa situaciones, intereses, fricciones y limitaciones. En este momento es muy importante identificar limitaciones y obstáculos que perjudiquen el desarrollo de la reunión. Igualmente, debemos objetivar al máximo la información sobre la que trabajamos, ya que será el colchón sobre el que construir el camino al objetivo.
4. Aprendizaje: ¿Estas seguro de estar seguro?
Es el momento del debate, de analizar la situación y buscar el reto que supone caminar hacia el objetivo.
Puede ser muy útil emplear los cambios de observador, sobre todo cuando se trata de un equipo multidisciplinar, facilitando la comprensión de otras partes del proceso. En la medida en que cada participante se involucre en esta fase, su aportación puede verse amplificada, dando lugar a escenarios nuevos y más interesantes que los que pudiera contemplar antes de llegar a la reunión. Trabajando esta fase podremos alinear opiniones y generar consenso.
5. Opciones: ¿Qué vamos a hacer que antes no hicimos?
Es el momento cumbre, la explosión creativa, el momento en el que todos los participantes aportan y construyen. Tenemos que encontrar formas de crear retos. Si hemos trabajado adecuadamente las fases anteriores, en este momento deberían de fluir las ideas. En este momento se debe trabajar muy intensamente el consenso. Se han abierto nuevas puertas y todos los miembros deben tener claro cuál de ellas quieren tocar. Cuanto más alineados estén los miembros, mayor compromiso habrá en las fases sucesivas.
6. Plan de acción: ¿Arrancamos?
Como en una sesión de coaching, de la reunión debe salir un plan de acción concreto y calendarizado, en el que claramente se reflejen las responsabilidades y el rol de cada uno. Cada persona se compromete con el cumplimiento de dicho plan dentro de la responsabilidad acordada.
7. Seguimiento: Lo que no se mide, ¿existe?
Como ves, las técnicas de coaching son algo más que una metodología circunscrita exclusivamente al ejercicio de la profesión. Es un potente motor que además nos ayuda a caminar hacia el objetivo, por lejano que parezca. En la medida en que seamos capaces de explotar estas técnicas, generaremos acción, despertaremos.
“La mejor forma de hacer tus sueños realidad es despertar.”
Paul Valery
Artículo de Álvaro Jiménez Yera, Coach certificado CORAOPS
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